PROCESO DE PEDIDOS
Dentro de la funciones generales del Almacén General esta la de distribución de los bienes de consumo, que son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma y entran a constituir o integrar otros bienes.
El ingreso al Almacén se realiza siguiendo el mismo procedimiento para bienes devolutivos, su diferencia radica en la clasificación interna por el Catálogo de Bienes de la Entidad, situación que también se reflejará en su ubicación fásica dentro de las bodegas, en los documentos de ingreso y salida, en los informes consolidados de Almacén.
El proceso de solicitud de suministros de oficina se inicia con el diligenciamiento de los formatos establecidos (papelería y Tonner), enviarlos a la Sección de Almacén e Inventarios quien solicitará al proveedor los elementos dentro del mes siguiente a la recepción de la solicitud.
Es de anotar, que ésta Sección realiza un estudio de cada pedido de acuerdo a las poláticas institucionales de austeridad y al registro de estadísticas que lleva.
Se recomienda que cada dependencia debe llevar un stock de suministros para evitarse contratiempos en sus actividades y realizar los pedidos con anterioridad, de igual forma se recomienda, para realizar el pedido, que cada dependencia socialice el proceso con todos los funcionarios y áreas adjuntas.
Importante recordar, que la solicitud solo la hace el jefe de la dependencia o proyecto y que a su vez debe pertenecer a la planta de personal de la Universidad.